Voluntarios y cibervoluntarios para la captación de fondos

Parte de las funciones y necesidades del responsable del área de captación consiste en la formación de un equipo de voluntarios para la realización de campañas de captación. Pero se ha de tener cuenta que para ello, primero se ha de contar con un plan de captación que nos diga las metas y necesidades en cuanto a recursos humanos. Se ha de contar con un calendario de captación tentativo para hacerse una idea de que perfil de voluntario que se busca. Cantidad de voluntarios y funciones a realizar.

Por lo tanto, si tienes un Plan de Captación elaborado como guía o brújula, el cual contemple las metas en cuanto a recaudación, se tiene un estimado de los recursos económicos que se necesita invertir y de los recursos humanos que potencialmente se requieren, se cuenta con un calendario de las campañas a diseñar durante el año y que tipo de técnicas se utilizarán. Entonces, reunida esta información se puede:

Definir en que campañas en las que necesitas apoyo de voluntarios y que tipo de apoyo. Yo recomiendo apoyo particularmente en la sensibilización. No es usual tener voluntarios para llevar adelante campañas de largo plazo como por ejemplo la captación F2F.

Definir el perfil del voluntario buscas: teniendo el calendario de captación y una estimación de las campañas que piensas realizar, puedes establecer cuantos voluntarios necesitas y cuantas horas de dedicación en función de campañas a ejecutar. Define las habilidades que han de tener partiendo  de; motivación por el tercer sector, afinidad por tu causa, dotes de comunicación.

Reclutamiento: Primero busca voluntarios a partir de los colaboradores más cercanos; antiguos voluntarios, colaboradores, capital social de la organización. Luego puedes recurrir a canales como hacesfalta.org, o captar voluntarios a través de la pagina web de la entidad

Prepara el guión de la entrevista y explica brevemente que buscas, analiza también que motivaciones tiene el candidato así como disponiblidad

Redacta el manual de acogida de los voluntarios:

  • Bienvenida.
  • Presentación de la entidad
  • Presentación del Plan de voluntariado para la captación. Recuerda es marketing social, busca un nombre atractivo para presentar el plan al equipo de voluntarios.
  • Presentación resumida de las metas del plan de captación de fondos.
  • Descripción de las campañas en las que necesitan apoyo. Presentación del calendario de captación. 
  • Descripción de las modalidades de voluntariado que ofreces:
  1. Presencial
  2. Activo continuo o activo puntual
  3. Cibervoluntario
  • Ofrece una breve introducción al marketing social y a técnicas de sensibilización

Contrapartida; define que le ofreces al voluntario para motivarlo e involucrarlo con tu causa:

  • Plan de formación continua
  • Asistencia a seminarios y diversas actividades como representantes de la entidad
  • Aumento del capital social, ampliar redes de contactos y conocimiento de la dinámica de trabajo de la organización
  • Acompañamiento y orientación en las tareas a realizar.
  • Equipo de trabajo dinámico y que refuerza la motivación
  • Acreditación del trabajo realizado como voluntario de la entidad (gana experiencia para su carrera profesional)
  • Firma del contrato de voluntariado que incluye póliza de seguro

El plan de acogida del voluntariado debería estar presente en la entidad, el responsable de captación lo que ha de hacer es adaptarlo a las necesidades específicas del área y según el tamaño y capacidad organizativa de la entidad, el área de recursos humanos tendría que hacerse responsable de parte del proceso de conformación del equipo de voluntarios para la captación. Si la entidad cuenta con recursos limitados el responsable de captación ha de sopesar los pro y los contras de desarrollar un plan de acogida de voluntarios, pues la gestión de los mismos supone mucha responsabilidad y una carga considerable de trabajo.

Si la realidad es que el responsable de la captación va desbordado de trabajo, la opción del cibervoluntariado es bastante llamativa. Si estas trabajando en marketing 2.0 los cibervoluntarios son una pieza clave que pueden ofrecer soporte de muchas maneras:

Cibermovilizadores. Busca perfiles de personas motivadas y apasionadas por las TIC. Ellos pueden apoyarte en tu causa y contribuir a la viralidad de las campañas 2.0 que hagas

  • Te pueden ayudar en el diseño de material gráfico y piezas virales
  • Apoyo en la difusión de campañas de captación de fondos. su función sería replicar y compartir en sus propias redes la campaña y dinamizar a sus contactos a favor de tu entidad.
  • Apoyo en la búsqueda y clasificación de información relevante para el desarrollo de la captación
  • Asistencia a congresos o seminarios o cualquier movilización on/of en representación de la ONG

El plan de acogida del cibervoluntario  tendrá que sufrir algunas modificaciones para adaptarse a un plan de acogida 2.0

  • Tendrás que ofrecer al cibervoluntario una comunidad online atractiva y diversa. Pagina web dinámica, blog activo, presencia en redes sociales; Facebook, twitter, linkeding. Y si no la tienes, comenzar por pedir ayuda en conformarla
  • Puedes realizar la formación utilizando las redes sociales, por ejemplo FACEBOOK, abre un grupo abierto para cibervoluntarios y reclútalos por este camino.  
  • Realiza un temario de formación en base a material multimedia: PDF introductorio, videos de la entidad, podcast. Puedes realizar la formación a través del grupo de FACEBOOK el cuál cuenta con la posibilidad de abrir documentos basados en el trabajo colaborativo (puede ser un grupo abierto o cerrado tu decides)
  • Ofrece al cibervoluntario la posibilidad de dar promoción; ofrecer enlaces a su pagina web o blog, menciones en twitter, abrir un grupo en linkedind, etc. 
  • Pero por sobre todas las cosas, permite que ellos sean promotores de iniciativas. Escúchalos y sigue sus consejos, que se sientan parte de un grupo.

Recuerda como parte del trabajo de relaciones públicas propio del marketing social y la captación de fondos, gracias al voluntariado online, ahorraras mucho trabajo y contribuirás a ampliar tu comunidad virtual. En este caso la clave estará en como reclutas a los cibervoluntarios pues lo tendrás que hacer a través de la red y en ofrecerles una comunidad virtual atractiva y dinámica, inspirada en los valores 2.0

semántica, captación de fondos, marketing, solidaridad

 

Sobre María M. Garcia

Fundadora de Semántica Social. Profesora y tutora de master y postgrado en IEBS Business School y asesora externa en INTVS volunteer services. Apoyo a proyectos con sentido social. Más de 12 años asesorando a organizaciones del tercer sector y empresas sociales a comunicarse mejor.

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