como gestionar una campaña de face to face para el fundraising

Cómo gestionar una campaña de Face to Face

En este post explicaré cómo gestionar una campaña de Face to Face para captar pequeños donantes en organizaciones sin ánimo de lucro. El Face to Face es una técnica de captación de fondos privados que consiste en organizar y gestionar equipos de captadores en calle para solicitar donativos a los viandantes explicando la misión y visión de la entidad a la que se representa.

Es una técnica que puede aportar gran cantidad de socios regulares, pero que requiere de gran capacidad de gestión y de inversión de dinero. Esto ha obligado a que muchas entidades recurran a agencias de marketing. Sin embargo, considero que la opción de crear equipos internos de captación Face to Face es más favorable y además más flexible, sobre todo si hablamos de pequeñas y medianas entidades.

Por qué desaconsejo las agencias de Face to Face

  • Perderás el control y la capacidad de motivación real de tus captadores de socios.
  • Contribuyes a la precarización laboral, permitiendo la sucontratación de trabajadores en condiciones que van en contra de los principios de tu entidad.
  • Desconoces la dinámica real de la relación empleado trabajador.
  • A menos que seas una entidad muy grande, posiblemente no será rentable contratar una agencia externa.
  • Al contratar una agencia, se ha de seguir un modelo de Face to Face que muchas veces no se adapta a las necesidades y capacidades de pequeñas y medianas entidades. 

 

Veamos entonces paso a paso cómo puedes organizar un equipo interno de captadores en calle.

 

Primero: Planificación de las estimaciones para gestionar una campaña de Face to Face

El primero paso consiste en calcular a nivel económico qué esperas de la campaña , para ello has de sacar números. Has de iniciar el cálculo pensando en cuantos socios necesitas captar en base a medias anuales de aportación y número de potenciales socios mensuales y anuales.

Tabla 1: Cálculo número de socios captador y contribución económica

Socios mes Media de aportación total captado mensual total captado anual
10 8 80,0 € 960,0 €
20 8 160,0 € 1.920,0 €
30 8 240,0 € 2.880,0 €
40 8 320,0 € 3.840,0 €
45 8 360,0 € 4.320,0 €
50 8 400,0 € 4.800,0 €
100 8 800,0 € 9.600,0 €
300 8 2.400,0 € 28.800,0 €
700 8 5.600,0 € 67.200,0 €
1000 8 8.000,0 € 96.000,0 €

 

Lo ideal es pensar en captar al menos más de 100 socios por mes, por debajo de esto posiblemente no sería rentable. Recuerda que sobre lo captado has de restar el gasto en recursos humanos, técnicos y de gestión. Además, de lo que se trata es de crear varios escenarios para hacer cálculos. En base a la tabla anterior se ha de jugar con distintas variables: media de aportación mensual, número de socios captados al mes, % de bajas y devoluciones (de ello hablaremos más adelante).

 

 

El cálculo del ROI en campañas de Face to Face

El ROI mide si la campaña ha cubierto la inversión realizada y se calcula en base a la siguiente formula:

Beneficio obtenido – inversión / inversión

Veamos un ejemplo, si invierto 8.180€ en una acción de captación de fondos y consigo recaudar 15.000€ el ROI sería 1,43€. En el ejemplo expuesto en la Tabla 3 por cada euro invertido estamos ganando 1,43 euros.

 Tabla 3: Cálculo del ROI
INVERSIÓN 6.180,00€
BENEFICIO OBTENIDO 15.000,00€
ROI 1,43€

 

El ROI es un parámetro simple de calcular que nos dice si la inversión que realizaremos es viable. En acciones de captación de fondos como el Face to Face el ROI suele ser más bajo, debido al costo que implica este canal de marketing directo. Lo que debemos tener claro es que a más alto el ROI más beneficio neto obtenemos de la inversión realizada. y lo ideal es que este se ubique por encima de 1. Este cálculo es básico para para estimar los ingresos que se esperan conseguir.

En cuanto al coste de las agencias de captación de fondos, muchas suelen cobrar por cada socio entregado a la organización un año de la primera aportación. Es decir, por un socio de 10€ por mes, tendrás que pagar a la agencia 120€ antes de que el socio haya contribuído con tu entidad. Y si el socio decide pagar una cuota mensual, recuperarás la inversión en un año.

Por tanto, calcular de forma apropiada la inversión es muy importante para saber si tenemos la capacidad financiera para iniciar una campaña que requiere la contratación de personal.

 

Segundo. Cómo gestionar un equipo interno de Face to Face

recursos humanos necesarios para la captación face to face

El principal motor de  una campaña de captación de fondos en calle es el recurso humano, así que poder conformar un equipo altamente motivado, con el perfil adecuado para esta labor es el corazón de está técnica de captación de donativos.  Lo básico para iniciar la campaña es contar con el equipo de captadores y de un coordinador que ofrezca soporte a los captadores y sea capaz de ayudar a estos a conseguir las metas esperadas.

El equipo de captadores en calle

Posiblemente necesitarás al menos unos cuatro captadores para iniciar una campaña y lanzar una prueba de un mes como mínimo. Un captador puede conseguir al menos unos 15 socios al mes en una jornada de medio tiempo. Aunque esto lo puedes adaptar a tus posibilidades y a las estimaciones iniciales realizadas sobre la cantidad de socios que esperas conseguir.

Tabla 2: Cálculo de socios captados por trabajador

n. de socios media aportación total aportación mensual conseguida total aportación anual Sueldo aproximado (más SS)
15 8 120,0 € 1.440,0 € 990,0 €
16 8 128,0 € 1.536,0 € 990,0 €
17 8 136,0 € 1.632,0 € 990,0 €
18 8 144,0 € 1.728,0 € 990,0 €
19 8 152,0 € 1.824,0 € 990,0 €
20 8 160,0 € 1.920,0 € 990,0 €
21 8 168,0 € 2.016,0 € 990,0 €
22 8 176,0 € 2.112,0 € 990,0 €
23 8 184,0 € 2.208,0 € 990,0 €
24 8 192,0 € 2.304,0 € 990,0 €

 

Como se puede apreciar en la tabla n. 2, se necesita contar con capacidad de financiación porque se ha de empezar a pagar a los captadores y la inversión (donativos) no la recuperarás inmediatamente. Lo importante es tener claro cuantos socios mínimos ha de hacer un captador para pagar su propio sueldo que puede variar según tipo de convenio, en la tabla  hemos utilizado una cifra aproximada.

Lo ideal podría ser captar socios que solo puedan abonar su cuota anualmente, aunque el inconveniente de esto es que puede ser un impedimento para algunas personas que posiblemente preferirán realizar aportaciones mensuales, trimestrales o bimestrales.

 

Un coordinador de la campaña de Face to Face

Será la persona encargada de gestionar a los recursos humanos, desde la formación, gestión del plan de trabajo semanal (planning) y seguimiento constante. También deberá reportar los resultados conseguidos en la campaña al máximo responsable de la entidad: por ejemplo al responsable del área de comunicación y captación de fondos.

Es un trabajo arduo porque el coordinador ha de ser un elemento motivador para el grupo, de hecho es aconsejable que también sea un captador a pie de calle para dar ejemplo, motivar y conocer a fondo a su equipo.

 

Personal administrativo

Alguien deberá introducir los datos de los formularios cumplimentados en calle en la base de datos, encargarse de realizar los cobros y supervisar cualquier tipo de incidencias: devoluciones y bajas e informar mensualmente al coordinador de la campaña de todo el proceso.

El Proceso de selección, formación y motivación del equipo

Es básico entender que no todas las personas tienen la vocación para este tipo de trabajo, por tanto hemos de contemplar que posiblemente tendremos rotación y la selección de personal será un proceso habitual si desarrollamos este tipo de campañas. esto supone contar con un plan de captación de recursos humanos adecuado: definición del perfil ideal de captador, publicaciones de ofertas de empleo en distintos portales (hacesfalta, injojobs, etc) contacto con posibles candidatos, realización de entrevistas y finalmente selección de los candidatos que mejor se adapten al perfil buscado.

Por otro lado, hemos de contar con un plan de formación de los recursos humanos contratados, para ello hemos de contar con un documento y un plan de formación inicial para los captadores que dan inicio, el cual ha de incluir:

  • Explicación detallada de la ONG, misión y visión, proyectos en funcionamiento.
  • Técnicas de venta y ética en la captación para entidades no lucrativas.
  • Explicación de toda la normativa interna de la empresa, sueldo, horario, etc.
  • Se ha de contar con jornadas de motivación mensual.

 

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Tercero. Recursos adicionales necesarios para la campaña de Face to Face

Además de todos los aspectos que hemos mencionado anteriormente, una campaña de captación en calle necesita de un conjunto de aspectos técnicos para ser gestionada de manera correcta. Ellos son:

  • Base de datos para la gestión de los socios
  • Gestión apropiada de los trámites bancarios para hacer efectivos los cobros.
  • Acreditaciones para el equipo en calle.
  • Samarretas y petos.
  • Formularios de inscripción de socios con todos los datos necesarios.
  • Material para los captadores en calle: revistas informativas para transmitir el mensaje y folletos explicativos que resuman de forma clara el mensaje a transmitir.

 

Requisitos para el éxito de una campaña de Face to Face interna

  • Piensa primero si eres lo suficientemente conocido, sino, realmente es complicado pensar en contar con resultados óptimos y necesarios para poder pagar el sueldo de un captador y que este pueda conseguir los resultados esperados.
  • El ROI de la campaña no debe ser inferior a un 1%.
  • La capacidad de seleccionar de forma adecuada al equipo, de formar y motivar de manera contiuna serán básicos para conseguir el éxito.

 

Otros aspectos a tener en cuenta en la gestión y cálculo del coste de una campaña de Face to Face

Si todos los socios captados en calle fueran realmente socios fieles desde un primer momento, sería genial, pero la realidad es que el socio captado en calle no es aún socio hasta tanto no realiza su primera aportación. El problema suele ser que aproximadamente un 20% de los socios hechos en calle se dan de baja el primer año y en goteo a partir de la primera aportación y posiblemente entre un 10 o 15% no harán efectiva su primera aportación. Este dato se ha de tener en cuenta a la hora de hacer los cálculos necesarios.

Las devoluciones pueden representar un 10 o 15% de las bajas el primer mes, y si contratas una agencia externa puedes incluir una cláusula en el contrato conforme puedes solicitar la devolución de aquellos socios que se dan de baja los tres primeros meses después del primer cobro.

Si decides hacer una prueba de campañas de captación en calle a nivel interno, puedes proponer una estrategia más flexible, como por ejemplo aprovechar eventos, ferias de entidades o cualquier otro acto público para lanzar pequeñas pruebas pilotos de captación de socios colaboradores y con un equipo reducido. La gran ventaja de gestionar una campaña de face to face internamente es que puedes adaptarla a tu entidad para garantizar la viabilidad de la misma.

 

 

Sobre María M. Garcia

Fundadora de Semántica Social. Profesora y tutora de master y postgrado en IEBS Business School y asesora externa en INTVS volunteer services. Apoyo a proyectos con sentido social. Más de 12 años asesorando a organizaciones del tercer sector y empresas sociales a comunicarse mejor.

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