Como organizar un evento solidario para el fundraising

10 pasos para organizar un evento solidario

Organizar un evento para tu ONG como canal para captar fondos es a día de hoy una técnica de fundraising altamente recomendada y de gran importancia para el tercer sector.

Según los datos extraídos del último informe de la Asociación Española de Fundraising podemos apreciar que un 22% de los donantes ha realizado aportaciones en el marco de eventos. Esto nos hace pensar que son una opción viable para incorporar como parte de las acciones de un plan de fundraising anual. También es cierto que lo primero sin lugar a dudas es que analices tu entidad y el entorno para decidir qué canales y técnicas de captación de fondos son las más viables.

Datos de la importancia de los eventos para el fundraising

La siguiente pregunta que puede venir a la cabeza del responsable de comunicación y fundraising y más si hablamos de entidades pequeñas o medianas es si debemos hablar de organizar grandes eventos o debemos apostar por pequeños y más modestos esfuerzos y es una pregunta muy relevante si destacamos que  la mayoría de las entidades del tejido asociativo son medidas y pequeñas agrupando casi al 80% de las entidades registradas en el territorio español, tal como podemos confirmar según datos proporcionados por el del directorio de tercer sector de acción social publicado en enero de 2019.

 

La respuesta indudablemente es apostar por comenzar organizando eventos pequeños y sobre todo emblemáticos para nuestra entidad y conseguir afianzarlos y hacerlos crecer año a año.

Ventajas de  organizar un evento para tu ONG destinado a la captación de fondos

  • Al desarrollar  y organizar un evento único, original y que sea capaz de congregar a muchas personas, y a su vez incentivar a más personas cada año consolidas la captación de fondos privados como parte de la cultura institucional y se favorece además la captación como un eje transversal de la organización.
  • Permite aunar esfuerzos en una sola acción de captación que además genera más ingresos año a año, por tanto la inversión en relación a lo captado es cada vez menor.
  • Año a año, se sumarán más personas y el evento será una cita ineludible, traspasando el ámbito local permitiendo hacer del evento una acontecimiento de mayor alcance
  • Al ganar  expertise en un ámbito específico tendrás una fuente de ingreso anual asegurada. Podrás por tanto pensar en diversificar y aportar nuevas ideas a la captación a través de otros canales.
  • Los grandes eventos permiten añadir otras acciones de captación paralelas, como la venta de merchansiding o la captación de socios colaboradores, donantes o captación de voluntarios.

 

Cómo puedes organizar y luego comunicar tu evento solidario

 

Primero. Define que evento solidario es el más apropiado y viable para tu entidad

Actualmente contamos con muchas opciones, lo importantes es que selecciones el evento que mejor se adapta a tus recursos internos y tu capacidad real. No malgastes tiempo en eventos demasiado pequeños y piensa siempre en que sea una acción que tendrás que hacer crecer año a año.

Apostaría por pensar en un evento emblemático para tu entidad que sirva para dar más alcance a tu mensaje y además que sea un canal de captación de fondos. Adjunto este cuadro que te puede ser de gran utilidad para tomar una decisión acertada en relación al evento que consideres más apropiado:

tipos de eventos para el fundraising

 

 

Segundo. Define la meta económica de captación de fondos del evento

Cada vez que lanzamos una campaña de fundraising hemos de definir una meta económica y debe ser coherente con nuestras necesidades financieras. Esta meta es el punto de partida para empezar a organizar todo lo relacionado al evento.

Tercero Asigna un presupuesto y calcula el ROI

Tendrás que incurrir en gastos de organización, difusión y puesta en marcha del evento, para lo cual es importante planificar la estrategia de comunicación y difusión previa y los gastos inherentes a su realización.

Por tanto es importante primero asignar una partida de gastos para el evento ya que en base al presupuesto tendrás que invertir en difusión, realización del mismo y evaluación posterior.

Elaborado el presupuesto debes calcular el ROI de esta campaña de fundraising. Recuerda que el ROI Este indicador nos sirve a su vez para medir el riesgo de nuestra acción y cuanto estamos dispuestos a invertir. El ROI (Return On Investment) ó tasa de retorno de la inversión mide si la campaña ha cubierto la inversión realizada.

Cómo se calcula el ROI

ROI = (beneficio obtenido – inversión) / inversión

Cómo calcular el ROI de una acción de fundraising

Si multiplicamos el resultado por 100, obtenemos un porcentaje, en este caso 143% que representa el porcentaje de ganancias que hemos sacado a la inversión realizada. O lo que es lo mismo, por cada euro invertido estamos ganando 1,43 euros. El ROI es un parámetro simple de calcular que nos dice si la inversión que realizaremos es viable.

 

Cuarto. Se realista en cuanto a tu poder de convocatoria

Mide tu capacidad de convocatoria en base a tu comunidad actual, seguidores en redes sociales, base de datos, aliados clave, socios colaboradores, donantes, voluntarios.

Si has organizado anteriormente otros eventos desde ya puedes evaluar si conseguiste la participación esperada y qué tanta audiencia fuiste capaz de movilizar. No olvidemos que la capacidad de convocatoria también depende de otros factores: aliados claves, inversión de dinero en comunicar y dar a conocer el evento y contar con la estrategia de comunicación adecuada.

 

Quinto. Define al detalle cómo será el evento, dónde y cuándo.

Dependiendo de qué tipo de evento quieres realizar: cena, concierto, reto deportivo, etc., has de plasmar en un documento los detalles del mismo, los tiempos de realización, cómo lo vas a amenizar, qué tipo de acciones de sensibilización se realizarán.

Necesitas diseñar un cuadro con la planificación estratégica del mismo para calendarizar las acciones, lo ideal es que al menos inicies la campaña para organizar el evento y captar fondos para el mismo con antelación.

 

Sexto. Investiga quienes pueden ser tus posibles financiadores (patrocinadores)

Teniendo en mente qué tipo de evento quieres organizar y la meta de captación es hora de buscar sponsors para el mismo. En el cuadro siguiente señalamos qué tipo de sponsors podemos conseguir según el evento que nos propongamos organizar.

En caso de buscar patrocinadores que ayuden a financiar el evento has de elaborar una propuesta atractiva, con una apuesta de valor llamativa y ofrecer packs de colaboración.

 

quién puede patrocinar mi evento solidario

Séptimo. Define la estrategia de comunicación y difusión del evento

Posiblemente este punto es vital, porque de ello depende conseguir el objetivo económico que has fijado.

En el calendario de la campaña de fundraising has de empezar a difundir el evento en distintos canales:

  • Utiliza la web, particularmente la home, para transmitir información sobre el evento.
  • Crea una web o microsite que has de agregar a tu web para transmitir toda la información relacionada al evento, piensa que la idea es realizar este acto anualmente así que tendrás que pensar en un diseño responsive, optimizado y llamativo.
  • Si vendes entradas aprovecha la difusión de distintos portales de venta como Evenbrite, los cuales además ayudar a posicionar tu evento y facilitan la gestión de la venta de las entradas.
  • Aprovecha la Newsletter para comunicar y convocar a tu base de datos.
  • Envía mensajes personalizados a tus socios y donantes. Para ello has de segmentar, por ejemplo, puedes identificar socios y donantes que han demostrado alta fidelidad a tu causa para hacerlos embajadores y fundraisers o difusores del evento.
  • Utiliza el blog para transmitir información sobre la campaña.
  • Aprovecha las redes sociales, puedes crear un evento en Facebook y difundir además el microsite en las redes en las cuales trabajas.
  • Planifica acciones de pago para difundir el evento: apuesta por Instagram y Facebook.
  • Programa un anuncio para red de búsqueda en Google Ads Grants.
  • Si además tienes una cuenta de Google Ads, puedes promocionar el evento en red de display.
  • Promociona también tu evento en medios impresos; periódicos locales, en radio y televisión.
  • Aprovecha el apoyo de los influencers. Son personas con capacidad de influir en otros a través de sus opiniones. Aprovecha el capital digital de ellos y hazlos tus aliados. Busca en particular a microinfluencers, más accesibles y cercanos a tu misión y visión. (ellos también pueden ser patrocinadores).

 

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Octavo. Retransmite el evento de tu ONG y consigue ser trending topic

Aprovechando el poder del streaming puedes retransmitir el evento en redes sociales. Y recuerda este día tener una intensa presencia en redes sociales para informar de la evolución del mismo.

 

Noveno. Analizar el impacto del evento en cuanto a dinero recaudado y participación

Una vez realizado el mismo es hora de evaluar si has conseguido la meta de captación. Si has planificado de forma adecuada toda la campaña, habrás seleccionado los kpi y con ello podrás evaluar rápidamente si tu acción ha sido un éxito.

Es momento de indagar qué ha fallado en caso que de que no se hayan alcanzado los objetivos planteados y aprender pensando ya en el año que viene.

 

Décimo. Fideliza a quienes te apoyaron

Si no cuentas aún con una estrategia de fidelización es momento de que lo plantees como una necesidad porque una vez finalizado el evento has de agradecer a los asistentes y a los patrocinadores.

Se ha informar cuánto dinero has recaudado y demostrar cómo te permite financiar el o los proyectos solidarios de tu entidad. Desde ya has de empezar a planificar cómo hacer crecer tu evento en cuanto a audiencia, asistentes y recaudación.

Sobre María M. Garcia

Fundadora de Semántica Social. Profesora y tutora de master y postgrado en IEBS Business School y asesora externa en INTVS volunteer services. Apoyo a proyectos con sentido social. Más de 12 años asesorando a organizaciones del tercer sector y empresas sociales a comunicarse mejor.

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